Arkivering

Vädjan och vägledning från Psykologihistoriska Sällskapet

Släng inte unikt psykologiskt material. Det finns alternativ.                     Det är väl inte i soptunnan som delar av ditt livsverk ska hamna?                     Du som har psykologin som yrke tänk på den framtida forskningen och det nationella kulturarvet.

Psykologihistoriska Sällskapet har som ett av sina syften att främja bevarandet av litteratur, urkunder, föremål och personliga minnen från den svenska psykologins historia. 

Vi vet att uppmaningen att bevara har fog för sig. Det är mycket värdefullt material som redan försvunnit. Arkiv och handlingar som samlats  av enskilda förgrunds-gestalter inom psykologin är ohjälpligt borta, liksom viktigt psykologiskt underlag och utredningsmaterial från genomförda samhällsreformer. 

Du som slutar i en befattning. Det finns stor risk att värdefullt material försvinner när en anställd lämnar sin       tjänst eller när verksamheten flyttar till andra lokaler. Det kan bli bråttom till slut och endera av två möjligheter brukar inträffa.

Antingen slängs det för mycket och alltför urskillningslöst. Unikt material kan därmed gå förlorat. Eller placeras alltför många dokument i flyttkartonger för senare genomgång. Risken finns att någon sådan aldrig sker.

Största risken: flyttning till ny bostad En eller flera av de nämnda kartongerna hamnar kanske i bostaden. Vid nästa flytt blir sopcontainern kartongernas öde. Detta kan också hända material och dokument som redan finns i arbetsrummet hemma.

Därför är det viktigt att i god tid inför en flyttning, från bostaden eller från   arbetsplatsen, fundera över och värdera sitt material. I ett sådant arbete kan det vara viktigt att tala med en kollega och konsultera Riksarkivet www.ra.se

Vårt framtida minne I det dagliga arbetet är oftast endast den närmaste framtiden aktuell. Dvs när pågående arbete ska vara färdigt, när en viss handling ska lämnas eller när ett visst möte ska hållas. Det är inte lätt att i ett högt tempo tänka på framtidens behov.  

Behov som hänger samman med kunskap från vår egen tid, kunskap som visar ”hur vi gjorde” och ”vilka vi var”. Vi vill med denna text visa på behovet att bevara för framtiden. Denna framtid har en god dokumenthantering  som ett av sina bästa verktyg.

Företag, förvaltningar och andra organisationer är genom sin dokumenterade erfarenhet kunskapsföretag. 

Därför måste också dessa organisationers information vara tillgänglig för den enskilde medarbetaren och när det gäller offentlig förvaltning även för allmänheten. 

En vardagsverklighet underlättas därför om det finns rationella rutiner som stöder förvaring, lagring och sökning av en informationsmängd som ständigt ökar. 

I offentlig förvaltning och i många företag och organisationer finns arkiv som genom rådgivning kan underlätta för den enskilde anställde att hantera sina dokument. Arkiven tar också hand om ärenden som är färdigbehandlade.

Arkiven är våra aktiva eller aktiverbara minnen. De har betydelse för vår rättssäkerhet men bär också historia och tradition vidare. De är en viktig del av det nationella kulturarvet.

 

 

 

 

Psykologin måste också få sin framtidsplats i arkiven. Arkiv är således inte något som bara angår exempelvis släktforskare eller       historiker. Arkiven är i hög grad ägnade åt att förvara kunskap om hur samhället utvecklats fram till i dag och utgör i framtiden en spegel av hur denna utveckling fortsatte. Det gäller också psykologisk forskning och den professionella psykologin. Psykologisk kunskap i forskning och praktisk tillämpning har sin historia som sträcker sig in över 1800-talet. Ändå är det inte så säkert att den får sin rättmätiga plats i praktisk dokumentation, i arkivens hyllor eller i datamedier för elektronisk lagring och sökning. Du som verkar med psykologin som arbetsområde kan påverka vad som arkiveras. Det är inte säkert att alla utredningar, översikter eller promemorior förs till relevant arkivhandling. Ibland finns det dock utsagt vilka psykologiska dokument som ska sparas. Tänk på vad som kan vara viktigt för framtiden och medverka till att ditt eget jobb på så sätt blir ett bidrag till kunskapen om situationen i dag och framåt. 

Så säger lagen                     Allmänna handlingar i den offentliga sektorn ska bevaras. Men mängden dokument ökar ständigt och därför måste en gallring ske. Riksarkivet fattar beslut om gallring för statliga myndigheter. Kommun och landsting fattar själva beslut inom respektive myndighet om ingenting annat är angivet. Arkivverksamhet regleras i svensk författningssamling, Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446). 

Här konstateras:   ”Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

1. rätten att ta del av allmänna handlingar           2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen     3. forskningens behov.

Riksarkivets författningssamling innehåller de allmänna råd om arkivregler som myndigheten utfärdar för kommuner (RA-FS 1995:3) och för landsting (RAFS 1995:5) Riksarkivet har också i denna serie föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering finns i serien RA-MS.